04 95 20 20 37

   Accueil Notre plaquette Espace client Contact   
Solutions
Conservation
Gestion
Destruction
Conseil et assistance
Les + archivexpert
Espace Client
Sécurité et confidentialité
Démarche qualité
Développement durable
A propos
Qui sommes-nous ?
Documents en ligne
Lexique métier
Contactez-nous

Lexique métier

ABCDEFGIMOPRSTUV

A

Analyse
Opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise les données caractérisant l’information contenue dans un document ou un ensemble de documents (de la pièce au fonds). Par extension, le résultat de cette opération.

Archivage
Processus comprenant, pour le prestataire, la prise en charge, l’identification, le classement, le tri, l’inventaire, la conservation et la communication des documents produits ou reçus par le client.

Archives (documents d')
Plus petit élément intellectuellement identifiable constitutif des archives.

Archivistique
Science et techniques relatives à l’organisation, la législation et la réglementation, le traitement et la gestion des archives.

Archives courantes
Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.

Archives définitives
Documents qui, après évaluation, tri et élimination (prévus par les règlements) sont conservés sans limitation de durée.

Archives intermédiaires
Ensemble de documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques.

Archives publiques
Documents résultant de l’activité d’organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.

Article
Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire. L’article constitue tout à la fois une unité (intellectuelle) de description et une unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d’archives.

B

Banque de données
Gisement d’information informatisée et produits d’informations issus de ces gisements et proposés au public.

Bordereau de versement
Pièce justificative de l’opération de versement, comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d’archives par un service versant ; le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d’instrument de recherche.

C

Certificat d’élimination
Document par lequel le prestataire atteste de l’exécution, à la date convenue et sur ordre écrit du client, de la destruction physique des unités d’archives désignées préalablement par celui-ci.

Certificat électronique
Un certificat est un document sous forme électronique qui a pour but d'identifier l'identité de la personne signataire : c'est la "carte d'identité" du monde électronique. Il est utilisé dans les échanges dématérialisés sécurisés, et notamment dans les téléprocédures entre l'administration et les entreprises ainsi qu'en archivage électronique, lors de la signature électronique.

Charte d’archivage
Ensemble des règles et méthodes d’archivage définies selon les besoins du client.

Classement
Procédure consistant à regrouper les unités d’archives conformément au plan de classement et/ou aux tableaux de gestion.

Coffre-fort électronique
Service d’archivage électronique. Les documents archivés peuvent être consultables en ligne.

Communication
Ensemble des actions et des moyens mis en oeuvre par les services d’archives pour assurer l’accès aux documents, soit sur place, soit à distance.

Conditionnement
Opération consistant à placer des documents d’archives dans des contenants appropriés de façon à assurer leur protection et leur conservation (chemises, sous chemises, tubes, pochettes, portefeuilles, boîtes, container, etc.)

Conseil en archivage
Prestation consistant à fournir au client toutes informations nécessaires à l’élaboration du système de gestion de ses archives et à son bon fonctionnement.

Conservation
Ensemble de techniques, méthodes et procédés destinés à assurer la sauvegarde matérielle des documents.

Conteneur (Container)
Caisse destinée à la manutention et par extension au stockage de plusieurs boîtes ou liasses d’archives.

Cotation
Attribution d’une cote de classement ou d’une cote de rangement à des documents ou à des dossiers.

D

Délégation de personnel
Exécution, chez le client, par du personnel qualifié du prestataire, de tous travaux d’archivage demandés

Document d’archives
Ensemble constitué d’un support et de l’information qu’il porte, utilisable comme preuve ou à des fins de consultation

E

Elimination
Procédure réglementaire qui consiste à détruire sur ordre du client des documents dont la conservation n’est plus justifiée. C’est l’une des trois possibilités du traitement final des documents proposées dans un tableau de gestion.

Epi
Ensemble des travées de rayonnage contiguës, entre deux allées de circulation.

Externalisation
L'externalisation désigne la délégation d'une fonction secondaire à un prestataire extérieur (tiers archiveur), fonction qui pourrait potentiellement être réalisée en interne. L'externalisation concerne les tâches liées au fonctionnement de l'organisation, intervenant beaucoup plus indirectement que les activités opérationnelles sur la production finale de l'entreprise. L'externalisation se distingue de la sous-traitance, qui concerne les opérations contractuelles par lesquelles un entrepreneur confie tout ou partie d'un travail destiné à ses propres clients.

F

Fonds
Ensemble de documents de toute nature qu’une personne, physique ou morale, a produits ou reçus dans l’exercice de ses activités, et constitués de façon organique.

Fonds privés
Documents d’archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats... ou par tout autre institution privée ou organisme non public.

G

Ged ou Geide
Gestion électronique de documents. Ensemble d'outils et de techniques répondant aux besoins suivants : acquisition, indexation, classement, recherche, restitution/consultation, modification, diffusion, et stockage de documents à partir d'applications informatiques dans le cadre normal des activités de l'entreprise

Gestion des mouvements d’archives
Ensemble des opérations consistant à traiter les demandes de communication d’unités d’archives (puis de réintégration) et d’insertion, pendant la durée de conservation dans les locaux du prestataire et/ou du client. La gestion comprend également l’élimination des documents dans les conditions prévues contractuellement.

I

Insertion
Ajout de tout document nouveau fourni par le client pour être placé dans une ou plusieurs unités d’archives existantes déjà conservées par le prestataire.

Inventaire
Descriptif du même type que le récolement mais qui précise la nature exacte des informations contenues dans chaque dossier.

Instrument de recherche
Désigne le document établi par le prestataire ou le client, il donne la liste référencée de toutes les unités d’archives prises en charge par le prestataire pour en permettre l’accès. Il peut prendre toute forme, notamment manuscrite, informatique, etc. L’instrument de recherche s’adapte au niveau de description souhaité par le client.

M

Magasin
Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents.

Mètre linéaire
Unité de mesure des archives correspondant à l’ensemble des articles posés à la suite sur une tablette d’un mètre de longueur. Un mètre linéaire correspond à 12 boîtes d’archives de 8 cm de dos.

O

OCR
Optical character recognition ou Reconnaissance optique de caractères. Technologie qui permet de traiter un document scanné afin de le transformer en caractères Ascii exploitables par un traitement de texte : on passe d'un fichier image à un fichier texte. Le poids du fichier texte est souvent très inférieur à celui du fichier image, ce qui peut représenter une solution pour un gain de place de stockage lorsque la conservation de l'image ne s'avère pas indispensable.

P

Plan de classement
Système qui fixe l’organisation des archives courantes en usage dans les bureaux. C’est aussi l’ordre dans lequel les archives définitives d’un fonds ont été classées et ordonnées dans un service d’archives.

Plan d’archivage
Etat typologique et parfois descriptif des dossiers et documents d’un organisme, classés par fonds, donnant à chacun d’eux les règles à observer pour leur conservation (1) et leur communication.

Prise en charge
Ensemble des opérations nécessaires au transfert des archives d’un client chez un prestataire, exécutées conformément aux modalités définies contractuellement.

Producteur
Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l’exercice de son activité.

R

Rayon
Tablette de rangement.

Rayonnage fixe
Ensemble de travées d’un magasin dans lequel les épis sont fixes et en permanence accessibles par les allées de desserte.

Recherche
Ensemble de références susceptibles de répondre à une question posée par un usager d’un service d’archives.

Réintégration
Procédure de remise dans son fonds d’origine, d’un document qui en a été distrait (remise en place).

Récolement
Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d’archives ou un fonds. C’est aussi l’opération destinée à vérifier l’intégralité des fonds et collections d’un service d’archives périodiquement ou lors du changement de responsable d’un service d’archives. Donne lieu à l’établissement d’un procès verbal de récolement.

Records management (RM)
Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents.

S

Service versant
Tout service administratif qui transfère des archives en sa possession dans un service d’archives, qu’il les ait lui-même produites (on parle alors de service producteur) ou qu’il les ait héritées d’un service dont il a ou non repris les attributions.

Sortie définitive
Sortie du stock, tant physique qu’informatique, de tout ou partie des unités d’archives, soit pour élimination, soit pour restitution.

T

Tiers archiveur
Entité chargée par les utilisateurs (entreprises ou personnes physiques) ou leurs mandataires, de gérer la conservation physique des données électroniques avec tout ce que cela implique (sécurité des accès, migrations…). Il peut également réaliser et conserver des empreintes de ces données pour garantir leur intégrité et leur authenticité (tiers horodatage).

Traitement des archives
Ensembles des procédures et des opérations d’analyse, tri, classement et inventaires d’archives.

Transfert
Action de porter d’un lieu dans un autre des archives et résultat de cette action.

Travée
Dans un rayonnage, ensemble de tablettes superposées comprises entre deux montants.

Tri
Terme générique désignant toute opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits.

U

Unité d’archives
Unité matérielle de conditionnement des documents d’archives, correspondant à l’unité de cotation et de description.

V

Versement
Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe de l’administration à un service de pré-archivage ou à un service d’archives, ou bien d’un service de
Pré-archivage à un service d’archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés en une seule fois.



   Mentions légales
Dixi